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Cómo reducir los costes de material de oficina

Los suministros de oficina son esenciales para que sus empleados completen las tareas diarias, pero a veces usted puede encontrarse gastando una pequeña fortuna en reabastecer constantemente su oficina. Aunque este costo no se puede reducir por completo, definitivamente se puede reducir utilizando algunos de los consejos que aparecen a continuación dentro de su empresa.

Compre productos genéricos en lugar de productos de marca

Usted puede comprar suministros de oficina de marca, pero artículos como lápices y blocs de notas tendrán una vida útil corta y se encontrará con frecuencia haciendo pedidos repetidos de estos artículos. Intente cambiar algunos productos de oficina de marca por productos de marca propia en general, muchos de los productos de marca propia son tan adecuados para el propósito como sus equivalentes de marca, pero pueden terminar siendo mucho más baratos.

Para muchas personas, están contentas con la eficacia general de los suministros de oficina de marca propia, así que por qué no probarlos en su próximo pedido para ver qué puede ahorrar. Si la calidad no es lo suficientemente buena, siempre puede volver a utilizar productos de oficina de marca, no tiene nada que perder.

Reciclar, reciclar, reciclar y reciclar

Carpetas, carpetas, archivadores, etc. hay muchos artículos de oficina que podrían haber sido utilizados para tareas o proyectos anteriores que se descartan o archivan junto con la información que contienen. ¿Por qué no establecer un plan de reciclaje interno y animar a los empleados a devolver los artículos que ya no se necesitan listos para el siguiente proyecto? Intente usar etiquetas removibles, están diseñadas para pegarse en múltiples superficies, pero se despegan limpias una vez que la etiqueta vieja ya no es necesaria.

Haga que sus pedidos cuenten

Si actualmente realiza varios pedidos ad hoc al mes de papelería o consumibles de oficina, podría estar incrementando significativamente sus costes e incurriendo en gastos de envío adicionales. Si dedica algún tiempo a mirar hacia atrás y analizar su historial de pedidos anterior, es posible que pueda ver dónde podría haber pedido de forma más eficiente, ya sea con cantidades más pequeñas o más grandes. Se sorprenderá de lo que encuentre y de lo que podría haber sido el ahorro de costes!

Ya no se usa papel

En los últimos años, usted habría notado el aumento de la comunicación digital, desde recibos y estados de cuenta por correo electrónico hasta soluciones de administración de documentos en línea. El aumento de los servicios de «nube», almacenamiento y herramientas de colaboración en línea ha reducido drásticamente la necesidad de imprimir y archivar todo.

La renuncia al uso de papel no sólo ahorra dinero en papel, sino que también reduce los costes de hardware y mantenimiento de tintas, tóner e impresoras, por no hablar de la reducción de la necesidad de archivadores, carpetas, carpetas, carpetas de anillas, etc.

Si aún no has empezado a trabajar sin papel, existen excelentes herramientas en línea, como Google Docs, que te permitirán crear, compartir, almacenar y colaborar en documentos. Pruébelo y vea cómo puede ayudar a ahorrar costes y aumentar la productividad también.

Controle sus suministros

Muchas empresas tienen una falta de control sobre la cantidad de papelería de oficina que se utiliza, quién la utiliza o incluso cuánto se desperdicia. Si cree que esto podría aplicarse a usted, intente controlar quién está usando u ordenando qué y a qué ritmo.

Esto le dará más control sobre el inventario y también reducirá los costos. Pregunte a su proveedor de productos de oficina y papelería si puede ofrecer alguna solución de control de costes, por ejemplo, la creación de centros de costes con autorización. Esto ayudará a gestionar el flujo de pedidos de forma más eficaz y ayudará a eliminar las compras de última hora cuando se acabe algo.

Liderar con el ejemplo

Hay que practicar lo que se predica, no tiene sentido animar a todos los empleados a pensar en cómo podrían ahorrar dinero en productos de oficina si no se está haciendo un esfuerzo consciente para usar sólo lo que es necesario y seguir sus propios consejos.

Lidere con el ejemplo y haga de ello una cultura de toda la empresa para seguir las técnicas de ahorro que usted ha puesto en marcha, ya que esto animará a sus empleados a hacer lo mismo.

Visite sitios online como www.selfpaper.com para comparar los mejores precios de materiales de oficina.

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